3 de Febrero de 2004, martes (13-7).

Profesor:Sres. D. Martín Rial y D. Angel Puente. Consultoría y Gestión Sanitaria. Orense

Hay un panel de discusión, correspondiente a este curso que está aquí. Esta relacionado además con una lista de mail, de tal manera que cualquier comentario puede ser leído, además, en el buzon de cada alumno.

Start of #curso buffer: Tue Feb 03 18:59:07 2004
[17:06] (martin> Angel Puente llegará un poco más tarde. Si os parece empiezo yo y él se incorpora luego.
[17:11] (martin> si cuando querais empezamos ...
[17:13] (martin> El día pasado quedamos en el tema relativo al almacenaje de productos y materiales y su distribución en el hospital.
[17:13] (martin> Justificamos la existencia de los almacenes, los clasificamos: Almacenes generales y almacenes secundarios o de segundo nivel.
[17:14] (Jserrano> hola que tal
[17:14] (martin> También analizamos los distintos tipos de artículos que entran en el almacén: artículos almacenable y artículos de tránsito.
[17:14] (martin> Y terminamos hablando de las tareas a desempeñar en los almacenes: recepción de materiales, almacenamiento y despacho o salidas de estos.
[17:14] (martin> En concreto, tratamos la recepción de materiales y los medios de validación conformidad de la entrega.
[17:15] (martin> Hoy seguiremos con las funciones del almacén y una vez finalizadas estas empezaremos a tratar la nuevas tendencias de la logística hospitalaria: Codigos EAN, EDI, control de almacenes de planta, et...
[17:15] (beatriz> hola
[17:15] (martin> Pues bien, ..., inmediatamente después de la recepción, se procede a asignar el destino de la mercancía, según esté establecido en el pedido y que puede ser a dos sitios:
[17:16] (martin> Si el artículo es almacenable, se colocará en la zona de almacenamiento, en el sitio fijo asignado al artículo que se recibe.
[17:16] (martin> Si es no almacenable o en tránsito. Se pasa a la zona de despacho/salida para su envío al servicio destinado.
[17:17] (martin> Normalmente los proveedores envían sus mercancías al Centro, por agencias de transporte, y su única labor es entregar los bultos en las mejores condiciones.
[17:17] (martin> En estos casos, es conveniente acordar con los suministradores que destaquen el bulto donde envían el albarán e identifiquen cada paquete, sobre todo si envían distintos pedidos en una misma remesa.
[17:17] (martin> Al firmar el recibí en el talón del transportista es importante hacer constar cualquier incidencia en cuanto a diferencia de bultos, envases deteriorados, manchados, manipulados incorrectamente, etc.
[17:18] (martin> Se realizará una buena recepción cuando se indique en el talón del transportista cualquier incidencia que luego nos servirá para reclamar al proveedor o éste a los seguros que cubren sus envíos.
[17:18] (martin> Cuando una entrega no puede ser admitida, se procederá a su devolución al proveedor, dejando constancia de los motivos y comunicándoselo a la unidad de compras a efectos de evaluación del proveedor u otras medidas necesarias, como realizar una nueva compra, aclaración de datos con el proveedor, etc.
[17:19] (martin> en cuanto al almacenamiento,custodia e inventario, cabe decir que ...
[17:19] (martin> Cuando hay que tener un stock de cualquier artículo en el almacén debe seleccionarse el lugar idóneo donde depositarlo, teniendo en cuenta:
[17:19] (martin> Volumen: se almacenarán lo más cerca posible de la zona de despacho los artículos más grandes o de más volumen.
[17:19] (martin> Peso: Para productos pesados se buscarán zonas sobre suelos firmes y si no es posible, se almacenarán en lugares próximos a muros o columnas siempre teniendo en cuenta la resistencia del suelo.
[17:19] (martin> Temperatura: Los artículos no deben soportar la luz directa del exterior y para los productos que requieren refrigeración específica debe disponerse de habitaciones refrigeradas, neveras, congeladores, etc.
[17:20] (martin> Humedad: Se debe mantener un grado de humedad moderado, sobre todo en las zonas donde se guardan productos estériles.
[17:20] (martin> Seguridad: Se extremarán los cuidados en la prevención contra incendios, robos, accidentes, etc.
[17:20] (martin> Operatividad: Se tendrán en cuenta los circuitos de despacho para permitir reducir el trabajo y ahorrar tiempo en la colocación de los artículos en el almacén así como en la preparación de los pedidos.
[17:21] (martin> El gran número de productos con distintos tamaños, referencias y marcas e origina una desorganización muy peligrosa a la hora de mantener un control sobre los artículos almacenados. Para su ordenación disponemos de distintos recursos: el código interno del producto, etiquetado, código de barras, etc...
[17:21] (martin> También existen medios para mantener ordenados los stocks: estanterías fijas y móviles, paletización y robotización.
[17:21] (martin> Actualmente los medios informáticos permiten realizar los registros y controles de una forma automática en tiempo real y con una gran variedad de datos.
[17:22] (martin> Antiguamente la base de la organización del almacén era la ficha de existencias o de almacén, que podía presentar distintos formatos de acuerdo con los datos que debía contener.
[17:23] (martin> en cuanto a los controles de los productos almacenados, hay cuando menos que realizar tres ...
[17:23] (martin> ... los distintos artículos depositados en los almacenes precisan unas labores continuadas de vigilancia que permitan mantenerlos disponibles y en perfecto estado de utilización.
[17:23] (martin> ... estos cuidados serán más intensos en lo que se refiere a: caducidad / envejecimiento, obsolescencia y existencia real (inventario).
[17:24] (martin> La constitución física de los productos almacenados puede sufrir cambios motivados por la esencia misma del producto o por factores o circunstancias de su entorno que modifican su valor.
[17:24] (martin> Existen productos a los que el paso del tiempo les afecta. Lo mismo ocurre cuando existe un exceso de humedad, oxidación, temperaturas extremas, etc.
[17:24] (martin> Las medidas de conservación de los productos se establecen en función de la naturaleza de los mismos, tanto durante el transporte y la manipulación como en el tiempo que estén almacenados y han de ser adecuadas a la protección que se pretenda y a los límites impuestos considerando su utilidad.
[17:25] (martin> La obsolescencia podemos definirla como la perdida de utilidad de un producto, artículo, instrumento o equipo que hace descender su valor en el mercado o su posibilidad de utilización de forma eficaz.
[17:25] (martin> Existen distintos tipos de obsolescencia: física, técnica y por competencia externa.
[17:25] (martin> ... en lo que se refiere al producto hospitalario podría considerarse que sufre una obsolescencia física o técnica, en la que la aparición de nuevos productos, más eficaces y con menos riesgos hace que un producto que ha sido bueno hasta ese momento pase al estado de obsolescencia.
[17:26] (martin> La solución evidente es imponer una rotación estricta de los productos.
[17:26] (martin> Para conocer las existencias reales realizaremos inventarios ...
[17:27] (martin> ... los inventarios de almacén son herramientas de gestión que se utilizan para determinar la situación de las existencias en un momento dado.
[17:27] (martin> Existen dos tipos de inventario:
[17:27] (martin> El inventario físico, que sirve para conocer con exactitud el número de unidades de cada producto en el momento de la comprobación.
[17:27] (martin> El inventario contable, que permite saber teóricamente en cualquier momento el estado numérico de las existencias.
[17:28] (martin> Para comprobar que ambos inventarios coinciden existe un procedimiento de comprobación que es el recuento periódico.
[17:28] (martin> Un buen resultado a la hora de hacer un recuento de existencias en el almacén se consigue si se dispone de la siguiente organización:
[17:28] (martin> Localización efectiva, que permita de manera rápida una fácil identificación, ordenación y recuento.
[17:29] (martin> Identificación clara y precisa de cada artículo que evite confusión entre artículos distintos.
[17:29] (martin> Instrucciones claras y concisas para que cada persona que participa en el recuento sepa que artículos deben ser inventarios y cuales no, los métodos a utilizar, etc.
[17:29] (martin> Las diferencias encontradas entre las existencias reales y el inventario contable se deben regularizar por los procedimientos que se tengan establecidos.
[17:29] (martin> Existen diferentes tipos para la valoración de las existencias y varios métodos para su rotación en el almacén, los más conocidos son los métodos FIFO, LIFO, precio estándar, pero el más utilizado en los hospitales, por ser el más práctico, es el precio medio ponderado.
[17:30] (martin> La utilización de uno u otro método está condicionado a la busqueda de ventajas en las operaciones contables del precio de valoración o en el movimiento de productos.
[17:30] (martin> La utilización de uno u otro método está condicionado a la busqueda de ventajas en las operaciones contables del precio de valoración o en el movimiento de productos.
[17:31] (martin> Brevemente resumimos que FIFO significa que la mercancía que primero entra es la que primero sale valorada. LIFO significa que lo último que entra es lo primero que sale en cuanto a mercancía y en cuanto a valorización, que el último precio al que ha entrado la mercancía es el que se aplicará a la mercancía que salga.
[17:31] (martin> El precio estándar es el que se aplica en la valorización de los artículos almacenados. Según las tablas de valores establecidos por la empresa, no siendo estos necesariamente el valor de entrada.
[17:31] (martin> La valoración de las existencias al precio medio ponderado es el método más justo, y se suele aplicar en empresas que no precisan especular con el valor de los productos y lo que necesitan es valorar cada artículo por el importe total que entró.
[17:32] (martin> Al importe total del artículo que hay en existencias se le suma el importe total de la cantidad de entrada; el total de los dos importes se divide por las unidades que han entrado y las que existían en el almacén, el resultado será el nuevo precio medio.
[17:33] (martin> Otra función deciamos que era el despacho y salida de artñículos del almacén ...
[17:33] (martin> El despacho del almacén general consiste en preparar los artículos que están almacenados y que los distintos servicios del hospital piden.
[17:33] (martin> Esta función debe tener un sistema que permita la correcta coordinación entre los servicios y el almacén, a través de un amplia información que posibilite a aquellos conocer los artículos que pueden pedir, así como al almacén adecuar sus stocks a la demanda de los servicios.
[17:34] (martin> Sobre la forma de realizar los pedidos al almacén por parte de los servicios, existen distintos sistemas que están condicionados con el sistema de organización que tenga establecido el hospital: vale de petición, petitorio cerrado, petitorio abierto, pactos periódicos y envíos según consumos.
[17:34] (martin> El vale de petición es un impreso sobre el que se rellena el nombre del servicio, artículos que se piden y cantidades solicitadas.
[17:34] (martin> Petitorio cerrado es una lista de artículos, sobre la que el servicio puede pedir las cantidades necesarias sin poder añadir otros artículos.
[17:35] (martin> El petitorio abierto es lo mismo que el cerrado pero con la diferencia de que se pueden añadir otros artículos que no figuran en el mismo.
[17:35] (martin> El pacto periódico es un acuerdo entre el servicio y el almacén por el que se convienen las entregas de materiales, que pueden ser fijas durante un período de tiempo o sobre consumos, según los datos que el servicio facilite.
[17:35] (martin> Según el calendario establecido, el personal del almacén preparará los pedidos de los servicios y con la correspondiente nota de envío los dejarán en la zona de despachos para su retirada en el momento de la distribución.
[17:36] (martin> El grado de informatización en la gestión de stocks, será el que determine si los pedidos no despachados por falta de material pueden quedar a la espera de una entrada para su preparación y envío al servicio, o éste repetir la petición.
[17:36] (martin> El sistema de preparación de los pedidos puede variar según el tipo de almacén, el número de almaceneros, etc., pero en líneas generales se siguen los mismos pasos.
[17:36] (martin> Todas las salidas deberán ser justificadas con el correspondiente documento de despacho, que tendrán que firmar en el servicio cuando reciban los artículos que se entregan, devolviendo una copia al almacén.
[17:37] (martin> Lo habitual es que en el momento que un producto sale del almacén general se procede a dar como consumido en el sistema informático. Mas adelante se abordarán los traspasos (entre almacenes) o salidas de productos que permanecen como no consumidos en nuestro sistema informático.
[17:37] (martin> A seguir vamos a tratar brevemente la codificación de los productos.
[17:38] (martin> La codificación es el primer paso en la clasificación de los artículos y para ello se precisa una normalización o creación de unos criterios estables.
[17:38] (martin> En este sentido el Insalud por medio de la circular 7/95 establecía en este campo unas líneas de acción que se han de tener en cuenta. En ellas se define: tipo de materiales, grupos, subgrupos y familias
[17:39] (martin> Al codificar, podemos utilizar un código numérico, ya que es más práctico en la introducción de datos. En todo caso un buen sistema de codificación ha de tener pocos dígitos y la máxima información.
[17:39] (martin> La nomenclatura es otro aspecto a tener en cuenta en los artículos de consumo hospitalario, por eso su definición debe ir desde la más genérica hasta la más compleja: nombre genérico, número, calibre, color, ..., marca, referencia específica, etc
[17:40] (martin> Hay quién cree que se debe aplicar un código diferente a cada artículo en cuanto cambie de tamaño, color, unidad de medida o cualquier característica que lo diferencie de otro artículo parecido. "Para cada artículo un código y un código para cada artículo"
[17:41] (martin> La unidad de medida es otra característica que define el producto y es de gran importancia. Un producto puede tener distintas unidades de medida y por lo tanto deberá tener códigos distintos. Para evitar errores es necesario reducir la unidad de medida a la mínima unidad de utilización.
[17:41] (martin> Frecuentemente el tipo de envase se confunde con la unidad de medida pero es un concepto diferente. Mientras que la unidad de medida sirve para medir el artículo, contar el artículo, el tipo de envase sirve para agrupar las unidades de medida.
[17:41] (martin> Seguimos con la gestión de almacenes...
[17:42] (martin> Puede existir una buena organización de entradas, almacenamiento y salidas y no hacerse una correcta labor de gestión de stocks, manteniendo grandes cantidades almacenadas, cubriendo períodos de tiempo largos, recibiendo partidas de reaprovisionamiento grandes, etc.
[17:42] (martin> Podemos establecer una definición general de stock como el conjunto de mercancías o de artículos acumulados en espera de su utilización posterior, más o menos próxima ...
[17:42] (martin> ... que permite abastecer a los usuarios en función de sus necesidades, sin imponerles retrasos debidos a las discontinuidades de fabricación o demoras en la entrega por parte de los proveedores.
[17:43] (martin> Podemos distinguir varias categorías de stocks:
[17:43] (martin> Stock normal, constituido por el material comprado con vistas a su utilización corriente y continuada.
[17:43] (martin> Stock de seguridad, constituido por material que se mantiene en el almacén por encima del stock normal, que sirve para tener un nivel de servicio satisfactorio.
[17:44] (martin> Hay otros tipos de stocks, como de ciclo, de anticipación, de especulación, de recuperación, mínimos y máximos, etc, tienen unos objetivos concretos que dependiendo del tipo de organización tienen su razón de ser.
[17:44] (martin> Sea cual sea el flujo de consumos, los stocks aparecen como un mal inevitable con el cual hay que contar si se desean limitar los estragos del desabastecimiento.
[17:44] (martin> Constituyen para toda empresa pública o privada una verdadera inversión. La cuestión es establecer la dimensión óptima de esta inversión: se trata de elaborar una politica de inversiones.
[17:45] (martin> Toda inversión en stocks equivale siempre a una privación de otras inversiones más productivas, todo ello implica tener que escoger entre varias opciones.
[17:45] (martin> Para describir los modelos de gestión de stocks hay que tener en cuenta una clasificación en tres dimensiones ...
[17:46] (martin> ... demandas deterministas/probabilista, demanda de constante/variable y política de revisión continua/revisión periódica.
[17:46] (martin> La demanda se considerará determinista si los valores pueden ser previstos con precisión, en caso contrario, el modelo probabilista incorpora incertidumbre en la demanda con lo que los valores usados tendrán márgenes de incertidumbre que permitirán no acertar en la previsiones.
[17:46] (martin> Los modelos constantes serán usados cuando la evolución de la demanda es constante, es decir para la demanda probabilista, si la distribución de posibilidad no varía.
[17:46] (martin> En un modelo de revisión continua se supone que el nivel de stock puede ser monitorizado continuamente y puede realizarse una acción en cualquier momento. En un modelo de revisión periódica, el nivel de stock se comprueba periódicamente, por ejemplo una vez al mes, y las decisiones se toman tan solo entonces.
[17:47] (martin> Si fuese perfectamente conocido el consumo (incluso en su programación exacta a lo largo del año), si se respetaran los plazos de entrega y si los transportes no tuvieran posibilidad de retrasos, no existiría razón para mantener existencias estocadas, excepto aquellas que cubran el período de tiempo entre una reposición y la siguiente.
[17:48] (martin> Para cubrir los riesgos de retrasos en las entregas hay que realizar una valoración de que tipo de stock debemos tener, tanto de stock corriente o normal, como de seguridad.
[17:48] (martin> No es conveniente, aunque se busque seguridad y tranquilidad, aplicar coeficientes muy elevados ya que producirían un aumento de la inmovilización en los almacenes y por lo tanto afectarían a las inversiones.
[17:48] (martin> Otro factor a tener en cuenta, y que también estimaremos en días, será el tiempo empleado en los trámites internos en nuestra propia organización (control de calidad, recuento o pesaje, registro de entrada, etc), y que harán que desde el momento de la llegada del producto o mercancía hasta su utilización transcurra normalmente un determinado espacio de tiempo.
[17:49] (martin> en cuanto al coste de mantener stocks ...
[17:49] (martin> ... el coste que representa el stock, corresponde a dos conceptos básicos: coste de capital y coste de almacén
[17:50] (martin> El coste del capital hace referencia al coste que a nivel de gastos financieros ello comporta y que debe valorarse al nivel del escalón más caro con que el departamento financiero obtiene dinero en alguna entidad de crédito.
[17:50] (martin> El coste del almacenamiento y posesión representa el gasto que produce la ubicación del stock y su mantenimiento, y comprende: coste de superficie, coste de instalaciones (estanterías, armarios, etc.), otros gastos.
[17:51] (martin> ... en todo caso en el hospital el coste de una rotura de stock puede ser enorme en terminos de falta de atención al paciente ...
[17:52] (martin> en cuanto a la distribución de los materiales hay que decir que ...
[17:52] (martin> ... estos llegan al almacén o están en stock y para hacerlos llegar a su vez a los servicios que han de utilizarlos. Se necesitan personas y medios que realicen esta labor.
[17:53] (martin> Esta distribución, es diferente según el tamaño del hospital y la organización que se tenga. En algunos centros son los servicios quienes se encargan de retirar los materiales del almacén y en otros existe personal dependiente del almacén que realiza este trabajo. La distribución se puede hacer por periodos de tiempo que pueden variar, diaria, semanal, ...
[17:54] (martin> debemos contar también con métodos de prevención y de seguridad que protegan nuestras existencias ..
[17:54] (martin> Los métodos de prevención con que se debe contar en el almacén para evitar la pérdida o deterioro de los materiales o situaciones de peligro para las personas que trabajan con ellos, deben estar dirigidos hacia tres tipos de riesgos: accidentes, robos e incendios
[17:55] (martin> Prevención contra accidentes. En los almacenes, por la movilidad que existe y el cambio constante que se produce, existe un riesgo grande de sufrir accidentes con peligro para las personas y deterioro de los materiales.
[17:55] (martin> Se debe adiestrar al personal almacenero y de reparto en el manejo de cargas y su almacenamiento, resistencia de los envases, contenidos, etc. También es necesario disponer de planes de actuación para el caso de accidentes con productos peligrosos.
[17:55] (martin> Prevención contra robos. Debemos establecer normas que eviten cualquier posibilidad de fuga de materiales, sobre todo a través de la limitación rigurosa del acceso a los almacenes de personas ajenas a los mismos, prohibición de efectuar salidas de material sin control ni justificante y control de las disposiciones de llaves.
[17:55] (martin> Prevención contra incendios. Se debe disponer de elementos de detección o lucha pasiva como detectores iónicos o de temperatura, así como de lucha activa: mangueras, extintores, etc. Estos medios, evidentemente, han de ser revisados periódicamente. En los almacenes es muy necesario disponer de una compartimentación que evite la propagación de cualquier incendio, para minimizar así las consecuencias del mismo.
[17:56] (martin> Se han de crear planes de emergencia en los que se incluya la concienciación del personal sobre la importancia de trabajar con mentalidad de evitar el riesgo.
[17:58] (martin> a seguir continuamos con el tema relativo a las nuevas tendencias ....
[17:58] (martin> La importancia a nivel económico que supone el mantener los stocks está haciendo que se estudien y establezcan distintas teorías para minorar sus costos, tales como: La gestión integral de los suministros, el stock O, just in time, el sistema de "picos", la calidad total, etc...
[17:59] (martin> Todas estas teorías suponen cambios revolucionarios en la gestión de stocks, pero desafortunadamente, por ahora, son de difícil implantación en los hospitales españoles, no solo por la organización de éstos, también la estructura de proveedores, la mentalidad, etc.
[17:59] (martin> A la hora de hablar sobre las nuevas tendencias en el ámbito de la logística sanitaria, es necesario describir las nuevas herramientas y tecnologías que poco a poco se van implantando: los códigos de barras, el sistema de codificación EAN, el Intercambio Electrónico de Datos y el EDIWEB
[17:59] (martin> Los códigos de barras constituyen, en la actualidad, una herramienta que nos permiten conseguir mejoras importantísimas en la gestión y el control de los materiales.
[18:00] (martin> La utilización de códigos de barras en la cadena de suministros del sector sanitario ofrece grandes oportunidades para incrementar la eficiencia y disminuir los costes.
[18:00] (martin> La aplicación de códigos de barras en el Sector Sanitario, en concreto en el Área Logística, genera una serie de ventajas que a continuación relacionamos:
[18:00] (martin> 1.- Se eliminan errores y fallos ya que el código proporciona automáticamente la información.
[18:01] (martin> 2.- Se eliminan errores al poder prescindir en la gestión de productos de documentos escritos a mano y de los generados mediante el teclado del ordenador.
[18:01] (martin> 3.- Permite el control eficaz de los movimientos de los materiales.
[18:01] (martin> 4.- Mejora la eficiencia y la eficacia del proceso logístico, en concreto: de la recepción de productos y del control y la clasificación de los pedidos, de las salidas y devoluciones de productos, de la realización de inventarios y el control de los mismos, del control de stocks de productos y de los procesos administrativos.
[18:03] (martin> ... en vuestros centros se utilizais códidos de barras??
[18:03] (belen> para los productos de almacén, no
[18:04] (martin> que opinión te merecen?
[18:05] (Jserrano> Si en suministros.
[18:05] (belen> evitan errores y agilizan el trabajo
[18:06] (Alonjeda> en el almacen creo que tienen codigos, pero no son códigos de barras
[18:06] (mro> bien los ponen ahora en los huevos
[18:06] (martin> hay ya iniciativas en centros para utilizar los codigos EAN, y también ya se han presentado en el mercado etiquetadoras automáticas ....
[18:07] (martin> etiquetadoras que permiten etiquetar incluso los productos reembolsados ...
[18:09] (martin> nosotros intentamos etiquetar todo a excepción del material de oficina, estamos intentando mecanizarlo a través de la etiquetadora automática mencionada, ...
[18:10] (martin> en este sentido consideramos muy interesante tambien los carruseles logísticos, utilizados en la actualidad en farmacia, y en las industrias de productos de droguería ...
[18:11] (martin> ... se pueden visitar en varios centros, ..., funcionan muy bien para productos de poco volumen y de precio elevado ...
[18:12] (martin> El Sector Sanitario como cualquier otro sector con necesidad de mejorar la eficiencia de sus procesos logísticos, precisa identificar y codificar los productos sanitarios y no sanitarios que utiliza en la generación de su output sanitario. Y precisa hacerlo, con un estándar internacional que le permita participar en un mercado cada vez más globalizado.
[18:12] (martin> El estándar de codificación internacional más utilizado en el mundo es en la actualidad el EAN.
[18:13] (martin> El sistema EAN nace inicialmente para conseguir codificar los productos destinados al consumo final. Para ello, se necesitaba un sistema que identificará de forma clara y única cada producto. Se crea entonces, el EAN-13, un código de identificación única y universal para artículos, con una estructura jerarquizada.
[18:13] (martin> El sistema evoluciona de la codificación de unidades a la de agrupaciones de productos y posteriormente, a la codificación de sus características.
[18:13] (martin> El EAN-13 es un código de identificación creado y diseñado para las unidades de productos destinados a ser adquiridos directamente por el consumidor final o para ser almacenados, por ejemplo, en las plantas de los Centros Sanitarios, a la espera de su posterior utilización.
[18:14] (martin> La codificación de estas unidades con el EAN-13 no modifica ni anula los códigos internos existentes en los Centros.
[18:14] (martin> Es un código compuesto de 13 dígitos, simbolizado a través de un código de barras. Esta formado por un código de empresa (código que EAN internacional asigna a cada una de las agencias nacionales y un prefijo que esta asigna a su vez a sus empresas asociadas), código de producto (formado por el código que la AECOC asigna a la empresa) y el dígito de control (es un algoritmo de cálculo).
[18:14] (martin> El sistema EAN evoluciona de la codificación de unidades de producto hacia la codificación de sus agrupamientos, es decir, hacia la agrupación de productos.
[18:15] (martin> Las agrupaciones son grupos fijos y estándar de unidades de consumo, creadas para facilitar las tareas de manipulación, almacenado y de preparación de los pedidos. Todas las agrupaciones pueden dividirse en unidades más simples de consumo o de distribución.
[18:15] (martin> El sistema EAN ofrece varias posibilidades para codificar y simbolizar las agrupaciones: EAN-13, EAN-14 y EAN-128.
[18:15] (martin> El EAN-13 creado para la codificación de agrupaciones se fundamenta en los mismos principios que el destinado a la codificación unidades. El código EAN-13 que se asigne a la agrupación tiene que ser distinto al código EAN-13 de la unidad de consumo contenida en la agrupación.
[18:16] (martin> El EAN-14 es un código de 14 dígitos. Uno de estos dígitos es la denominada variable logística que indica el nivel de agrupamiento. Esta variable puede tomar valores entre 1 y 8. Es asignada por el creador del producto a cada unidad de expedición distinta del producto.
[18:16] (martin> El EAN-128 es un sistema de identificación creado específicamente para entornos no detallistas, se aplica por lo tanto, a unidades logísticas y no de consumo final. Complementa pero no reemplaza a los estándares EAN-13 y EAN-14.
[18:17] (martin> El EAN-128 es un sistema de codificación que se aplica sobre las unidades logísticas de productos. Es un estándar internacional, utilizado en todo el mundo y con la flexibilidad necesaria para adaptarse a las necesidades específicas de cualquier empresa.
[18:17] (martin> Aunque su aplicación se extiende por todos los sectores, es utilizado principalmente en aquellos de gran consumo.
[18:17] (martin> El EAN-128 como el EAN-13 permite la identificación de los productos y además la agrupación de los mismos.
[18:17] (martin> Nos proporciona también información de gran relevancia y importancia logística, como por ejemplo, cantidades, números de lote y de serie, fechas, dimensiones, etc. Incluso permite la identificación de localizaciones y de puntos de entrega.
[18:18] (martin> En cuanto a la estructura del código EAN-128, incorpora los denominados identificadores de aplicación, estos elementos permiten clasificar estandarizadamente toda la información que contiene el código.
[18:18] (martin> Los Identificadores de Aplicación (IA) son unos índices de carácter numérico que tienen como función proporcionar significado a los datos estandarizados que les preceden.
[18:18] (martin> En el Sector Sanitario el contenido mínimo de la etiqueta EAN-128 es el que sigue ...
[18:19] (martin> 1.- El código que identifica la agrupación mediante el IA (01) en la etiqueta, cuando se trate de agrupamientos estandar. Cuando no se trate de agrupamientos estandar, se indicará en la etiqueta el código EAN de una unidad estandar contenida y la cantidad de unidades mediante el IA (02) y el IA (37).
[18:19] (martin> 2.- El número de lote con el IA (10).
[18:19] (martin> 3.- La fecha de caducidad con el IA (17).
[18:19] (martin> 4.- El código seriado de la unidad de envío SSCC con el IA (00). Es el número de matrícula asignado al bulto. Identifica automáticamente ese número con el contenido de la unidad.
[18:20] (martin> Dentro del sistema EAN las unidades de consumo se etiquetan con la identificación del producto mediante el simbolo EAN-13 o el símbolo EAN-128, utilizando el IA (01). Las cajas, con el IA (01) o el IA(02)+IA(37) para indicar la cantidad de unidades contenidas en la caja. Los palets con el IA(01) o el IA(02)+IA(37) y el IA(00) para el SSCC.
[18:20] (martin> Tanto el proveedor como el cliente deben tener en sus bases de datos los códigos EAN que apunten al palet, a la agrupación intermedia y/o las unidades mínimas.
[18:21] (martin> ... en el texto proporcionado podreis ver ejemplos de codigos EAN, como se introducen los IA y su significado ...
[18:22] (martin> El EAN-13 y el EAN-128 con el IA(01) se utilizan para identificar unicamente al producto diferenciándolo de todos los demás. No proporciona información de los atributos o características del producto como la fecha del vencimiento o el número de lote.
[18:22] (martin> Aunque el contenido del bulto puede ser fijo, hay otros atributos que puede ser necesario identificar únicamente, como la fecha de vencimiento, la cantidad, el número de lote, etc. Los IA con datos variables se concatenan junto con los datos fijos.
[18:22] (martin> El EAN-128 permite identificar, por lo tanto, con códigos de barras las características de los productos o de las agrupaciones logísticas de estos productos.
[18:23] (martin> Nos permite realizar seguimientos de los productos a lo largo de toda la cadena de suministro y en cualquier parte del mundo, ya que estos están perfecta y permanentemente identificados por un número.
[18:23] (martin> Nos permite también establecer procedimientos automáticos para la captura de datos y el tratamiento de la información. De igual forma permite automátizar el funcionamiento de los propios almacenes.
[18:23] (martin> Permite automatizar la gestión de la información. Con el EAN-128 se incorporan sistemas automáticos de captura de datos y de control de los movimientos de las mercancías enviadas o recepcionadas.
[18:23] (martin> A través de la lectura, mediante sistemas de transmisión de radiofrecuencia, de los códigos EAN-128 que incorporan los productos recepcionados, el sistema sabe en que lugar tiene que ubicarlos.
[18:24] (martin> El EAN-128 mejora: la necesidad de tener que abrir las unidades de carga de recepción, los tiempos que empleamos en la recepción y envío de las mercancías, las dificultades de la gestión de stocks en los almacenes, ...
[18:24] (martin> ... la imposibilidad de realizar el seguimiento de las mercancías, la información relativa a las mercancías que son recepcionadas y el control de la información relevante de los productos en stock.
[18:24] (martin> Los beneficios del EAN-128 son entre otros: utilización de un lenguaje común con nuestros proveedores sanitarios, es decir, utilización de un mismo sistema de codificación, captura de datos ágil y eficaz a través de los lectores de código de barras (disponemos de toda la información relevante de los productos), ....
[18:25] (martin> ... gestión inmediata de la información, artículo por artículo, reducción de nuestros stocks motivado por el tratamiento informático de la información (esto nos permite reducir los errores), posibilidad de automatizar los almacenes y mejorar nuestro control sobre los procesos de almacenaje y distribución, ...
[18:25] (martin> ... reducción de los posibles errores generados en la identificación de las mercancías, mejora sensiblemente la gestión del proceso de aprovisionamiento y ahorro general en todos los tiempos implicados en los procesos logísticos.
[18:26] (martin> Otra herramienta de comunicación, asociada normalmente al EAN es el Intercambio Electronico de Datos EDI.
[18:26] (martin> El EDI es una herramienta de comunicación entre los diferentes sistemas informáticos de empresas o entidades. Se trata del intercambio de datos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes participan en transacciones comerciales, soslayando en lo posible la intervención manual.
[18:26] (martin> El EDI significa transacción comercial sin papeles, es decir, envío y recepción de documentos comerciales (facturas, pedidos, etc...) utilizando medios telemáticos, con el objeto de posibilitar su tratamiento automático y prescindir de la documentación sobre soporte de papel.
[18:27] (martin> Es el camino más corto entre los sistemas informáticos de quienes participan en la transacción.
[18:27] (martin> Los documentos comerciales circulan electrónicamente entre los computadores de las entidades o empresas que participan en estas transacciones, evitándose así posibles errores y permitiendo reducciones importantes en los tiempos dedicados tradicionalmente a la recepción y emisión de documentos.
[18:27] (martin> No es un correo electrónico de formato libre, sino que contiene datos convenientemente estructurados que pueden ser perfectamente identificados y procesados por los ordenadores.
[18:28] (martin> La empresas y entidades que utilizan el EDI utilizan un lenguaje estandarizado, en concreto en el sector sanitario español, se utiliza el estándar internacional EANCOM, que en España gestiona desde hace años la AECOC.
[18:28] (martin> La AECOC es una asociación que persigue mejorar las relaciones comerciales entre empresas o entidades de un sector. Crea herramientas de gestión que permiten racionalizar estas relaciones y es la responsable del desarrollo, administración y mantenimiento de los estándares de documentos comerciales.
[18:28] (martin> Los elementos esenciales que intervienen en una comunicación EDI son el lenguaje EANCOM, los puntos operacionales, centro servidor, red de comunicaciones y estación de usuario.
[18:29] (martin> a seguir describimos brevemente cada elemento ...
[18:29] (martin> El lenguaje común EANCOM es un conjunto de reglas que permiten estructurar de un modo racional y acordado los documentos intercambiados en las relaciones comerciales con el fin de facilitar su manejo y comunicación.
[18:29] (martin> EANCOM es un lenguaje común, neutro (no interfiere en las relaciones comerciales), abierto (con posibilidad de crecer y evolucionar) y estándar (basado en codificaciones y normas internacionales).
[18:30] (martin> EANCOM identifica productos, servicios y sus condiciones de suministro, a través del sistema de codificación EAN, identifica empresas a través de los Puntos Operacionales e identifica actos de las transacciones con las Guías de Implantación EANCOM.
[18:30] (martin> Un Punto Operacional es un código numérico estandarizado que identifica a las partes de la empresa que intervienen en los actos de la transacción comercial.
[18:30] (martin> Son un concepto fundamental en el EDI ya que identifican de forma única las diferentes partes que intervienen en la comunicación. Permiten direccionar los mensajes EDI hacia el buzón, estación de trabajo o aplicación deseados.
[18:31] (martin> Un Punto Operacional es una referencia que identifica cualquier ubicación física, funcional u operacional en una empresa u organización. Es la parte de una empresa que interviene en uno o varios actos de la transacción comercial.
[18:31] (martin> Un código de punto operacional puede identificar: una empresa, una empresa subsidiaria, una división, un almacén, un muelle, un punto de entrega, a personas individuales, etc...
[18:31] (martin> La información sobre Puntos Operacionales relevante en una relación comercial se comunica una sola vez por parte de la empresa que los define a sus interlocutores.
[18:32] (martin> Los tipos de puntos operacionales son de buzón (identifica al buzón en el Centro Servidor), fiscal (identifica a la empresa origen o destino de los intercambios de información) y lógico (identifica partes de la empresa. Uno de ellos es el PO central, que administra el resto de Puntos Operacionales).
[18:32] (martin> La misión del centro servidor es recibir, asegurar la integridad, almacenar y facilitar la recuperación de los documentos que se envían a los usuarios del servicio.
[18:32] (martin> Con una sola conexión permite enviar a todos los destinatarios y recibir de todos los remitentes, tiene total disponibilidad, realiza copias de seguridad de los documentos y permite utilizar la factura telemática.
[18:33] (martin> La misión de la Red de Comunicaciones es el transporte de información desde las estaciones del usuario hasta el Centro Servidor.
[18:33] (martin> Una vez que las Estaciones EDI han añadido las funcionalidades específicas de seguridad, los mensajes pueden circular por cualquier red de transmisión, internet o red de valor añadido: Red de Telefónica Conmutada, Iberpac, Punto a Punto, RDSI, Infovia, Internet y Redes Públicas.
[18:34] (martin> La Estación de Usuario (software), es la herramienta de que dispone el usuario del servicio AECOM, y que le permite la creación, edición, envío y recepción de documentos. Además verifica el formato de los documentos EDI.
[18:34] (martin> Los principales beneficios de la utilización del EDI en las transacciones comerciales se relacionan a seguir, de todas formas es evidentemente que estos beneficios se incrementan a medida que el EDI se utiliza con un mayor número de interlocutores:
[18:34] (martin> 1.- Utilización de un lenguaje común en las relaciones comerciales y simplificación del funcionamiento de las transacciones.
[18:35] (martin> 2.- Reducción de los costes derivados del tratamiento manual de documentos y de la transmisión de las transacciones y mayor productividad del personal antes dedicado a la introducción de datos y gestión de documentos.
[18:35] (martin> 3.- Disminución de errores al no procesar manualmente los documentos.
[18:35] (martin> 4.- Ahorro en los tiempos al aumentar la velocidad del tratamiento y del envío físico de la información.
[18:35] (martin> 5.- Mejora la relación coste-eficiencia ya que se dedican recursos a tareas que aportan valor y se automatizan aquellas más repetitivas.
[18:36] (martin> Las tareas de gestión en el entorno del Sector Sanitario, como en el de cualquier otro sector, tienden en la actualidad a una cada vez mayor profesionalización.
[18:36] (martin> Estos nuevos sistemas de gestión utilizan criterios de optimización de los recursos disponibles, de manera que consiguen mejoras sustanciales en términos de eficiencia.
[18:36] (martin> En este sentido, en áreas como la logística sanitaria se empiezan a aplicar metodologías y tecnologías ya muy extendidas en el mundo empresarial.
[18:37] (martin> Estas nuevas tecnologías como los códigos de barras, el EAN y el EDI, de gran uso en otros sectores, son también útiles en el Sector Sanitario para conseguir mejorar la gestión de compras, la realización y control de inventarios, la disminución de errores, prevenir las roturas de stock, etc.
[18:37] (martin> Así, el EAN Internacional propone el estándar EANCOM para cubrir los flujos de información en las relaciones comerciales de hospitales con sus proveedores.
[18:38] (martin> EANCOM es un estándar EDI que contiene la definición y formatos de los documentos comerciales más habituales como pedido, respuesta al pedido, catálogo de productos y precios, facturas, etc.
[18:38] (martin> En España ya se han desarrollado guías de implantación de los mensajes pedido y aviso de expedicion, que están operativos después de una prueba piloto en la que participaron numerosas empresas.
[18:40] (martin> El utilizar internet como red de valor añadido permite abaratar los coste de comunicación frente a los sistemas tradicionales. Consiste en utilizar la red como un medio de correo de los mensajes EANCOM y se garantiza su total seguridad gracias a la utilización de la firma electrónica y el cifrado de los mensajes.
[18:40] (martin> Las ventajas del EDI sobre internet son la reduccción de costes, la facibilidad de acceso y la rápida interconexión nacional/internacional.
[18:40] (Angel> Hola a todos siento el retraso buenas tardes
[18:40] (martin> Los inconvenientes del EDI sobre internet son la reducción de la velocidad, que no existe un gestor y que no existe un Help-desk de ayuda y asesoramiento.
[18:40] (martin> hola ángel!!!
[18:41] (MJesus> mas viajes ?
[18:41] (Angel> sin duda
[18:42] (Angel> bueno como vereis todo esto del Edi y los codigos de barras son sistemas de control que nos permiten economizar
[18:43] (martin> Otra opción es el EDIWEB-AECOC. Con él se pueden enviar y recibir mensajes EDI de forma sencilla y económica.
[18:43] El EDIWEB es un sevicio al que se accede a través de Infovía o Internet y que convierte los documentos cumplimentados a través de sencillos formularios en mensajes EANCOM que son dirigidos al destinatario. [18:44] (martin> De igual forma convierte los mensajes EANCOM en formularios que pueden ser visualizados por pantalla e impresos de una forma comprensible para cualquier persona.
[18:45] (martin> No permite la integración de los mensajes con los sistemas informáticos internos (facturación, gestión de pedidos,...) ya que los mensajes son rellenados a través de formularios, por lo que no es adecuado para empresas con gran volumen de mensajes.
[18:45] (martin> Las diferencias del EDIWEB con el EDI son las siguientes: acceso a través de Infovía, autentificación del usuario, Servidor Seguro (la información circula cifrada, garantizándose su integridad y confidencialidad) y el ususario sólo necesita software de conexión a infovia o internet, un navegador, un ordenador personal y un módem.
[18:46] (martin> A continuación y para finalizar seguiremos con el control de los almacenes secundarios en el hospital y la imputación real del gasto.
[18:47] (Angel> En la actualidad, aún es raro encontrar hospitales que realicen el control de existencias en los almacenes secundarios, de planta o segundo nivel. El control está a cargo del personal de enfermería y, como es lógico, su mayor preocupación es que no falte material.
[18:48] (Angel> Por otra parte, el sistema contable que existe en los hospitales no refleja el gasto en el momento que se produce, en concreto en el caso de los materiales el gasto se imputa en el momento en que salen del almacén
[18:49] (Angel> La importancia económica que suponen estos almacenes aconseja tomar medidas para su control y para eso es preciso que el servicio de suministros participe en ese control, no como aplicación de su área de influencia sino como asesor y colaborador de la parte asistencial, ya que al intervenir en todo el proceso logístico: previsión, compra, recepción y distribución de los productos, dispone de datos que serán necesarios para el control que se pretende esta
[18:50] (Angel> Este control permite tener una información profunda de los consumos, conocer la existencia real del material que tiene el hospital y poder disponer de él, eliminando retrasos en los tratamientos a los usuarios, compras urgentes, etc..., evitar caducidades y obsolescencias que se producen con mucha frecuencia en estos almacenes e integrar estos almacenes en la política de gestión de stocks del hospital.
[18:51] (Angel> En la actualidad se han desarrollado nuevos modelos de gestión de materiales que permiten el control de todos los almacenes del Centro Hospitalario, incluidos los almacenes de planta o secundarios. A seguir se describe un sistema de gestión basado en la reposición automática de productos según consumo a través de códigos de barras internos.
[18:51] (Angel> El control de almacenes de planta y correcta imputación del gasto de un Centro Hospitalario Medio.
[18:52] (Angel> EL Presupuesto del Capítulo II, podemos estimarlo en unos 6.000.000.000 pta.
[18:52] (Angel> Del total del gasto aproximadamente el 85% se debe a la adquisición de productos de tránsito o no almacenables. Productos que se dirigen directamente a las plantas del Hospital y que se dan por consumidos inmediatamente. El 15% del gasto se corresponde con la adquisición de productos almacenables.
[18:53] (Angel> como podreis observar es mucho mas el gasto que no controlamos que el controlado
[18:54] (Angel> En el Almacén General la situación habitual sería,
[18:54] (Angel> ... todos los productos que salen del almacén general son considerados consumidos. Los productos de tránsito o no almacenables, se dan por consumidos al recepcionarse, pues se reenvían directamente a las plantas. Los productos almacenables se dan por consumidos a través de la reposición a las plantas o los servicios.
[18:54] (Angel> ... la valoración del stock de productos varía entre el 1,5 y el 1,7% del gasto total del Capítulo II, aproximadamente unos 100.000.000 pta.
[18:55] (Angel> ... la imputación de gasto que se realiza a los servicios GFH es por lo tanto de 5.900.000.000 pta.
[18:55] * MJesus observa que faltan 3 minutos para las 19 horas
[18:55] (Angel> En los almacenes de las plantas o servicios no existe ningún control sobre los productos, las caducidades y las obsolescencias. El stock de productos en planta, representa entre un 20-30% del gasto del Capítulo II y equivale a la cantidad de productos necesaria para cubrir unos 2 o 3 meses de actividad.
[18:56] (Angel> Los objetivos a conseguir consideramos que serían,...
[18:56] (Angel> ... controlar los almacenes de las plantas y servicios del Hospital
[18:56] (Angel> ... realizar la imputación real del consumo a los servicios. Esto nos permitirá conocer con mayor exactitud el coste por proceso de los servicios.
[18:57] (Angel> ... convertir el 100% de los productos en almacenables
[18:57] (Angel> ... generar una reducción del gasto de entorno al 13,3% con lo cual el gasto se situaría en los 5.200.000.000 pta.
[18:57] * MJesus observa que faltan 30 segundos para las 19 horas
[18:57] (Angel> ... la valoración contable del stock de productos en el Centro se sitúa en 400.000.000 pta.
[18:57] (Angel> ... la imputación del gasto a los Servicios pasa a representar unos 4.800.000.000 pta.
[18:58] (Angel> bueno creo que no tenemos mas tiempo
[18:58] (MJesus> cierto Angel....
[18:58] (MJesus> bueno, pero hay mas dias
[18:58] (Angel> como siempre fue un placer estar con vosotros
[18:58] (MJesus> lo mismo..... muchas gracias !!
[18:58] (Jserrano> Gracias y hasta el jueves.
[18:59] (Margarita> muy interesante ha sido!! .Hasta otro dia.
[18:59] (Angela> muchas gracias y hasta otro día,
[18:59] (Angel> sin duda y ademas tengo que decir que con el grupo uno se encuentra muy agusto
[18:59] (Marina> Gracias y hasta el jueves
End of #curso buffer Tue Feb 03 18:59:07 2004

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